Tip 1: Hoe dossiers in te dienen bij het indienen bij het archief
Tip 1: Hoe dossiers in te dienen bij het indienen bij het archief
In overeenstemming met artikel 17 van de federale wet125-F3, de gevallen van ontslagen werknemers zijn onderworpen aan overdracht naar het archief. Voordat de documenten worden overhandigd, moeten ze worden genaaid, genummerd, geproduceerd en de omslag vermelden. Dit moet worden gedaan door een bevoegde personeelsfunctionaris.
Je hebt nodig
- - map;
- - alle documenten;
- - een potlood;
- - inventaris;
- - leveringsinventaris.
instructie
1
De zaak van een gepensioneerde werknemer overbrengen naar het archiefontleed de documenten in omgekeerde chronologische volgorde. Dit betekent dat u, toen u in loondienst was, een persoonlijk bestand hebt samengesteld, waarvan het eerste blad een sollicitatie was. Wanneer de zaak wordt overgedragen aan het archief, is het eerste blad een ontslagverklaring.
2
Door het persoonlijk dossier van een medewerker tegelijkertijd aan te naaieninventariseer de documenten die moeten worden bijgevoegd. In een persoonlijk bestand voor overdracht naar het archief, archiveer alle beschikbare documenten: een vragenlijst of cv, kopieën van onderwijsdocumenten, exemplaren van werkorders, ontslag en andere bestellingen die zijn uitgegeven tijdens het werk van de werknemer. Dit kunnen orders zijn om lonen, overdracht, uitvoering van extra taken, etc. te verhogen of te verlagen. Voeg ook alle referenties toe die de werknemer ooit bij uw organisatie heeft ingediend, een kopie van de arbeidsovereenkomst, aanvullende overeenkomsten, voorschriften met betrekking tot het werk van de werknemer.
3
Naai het bestand in de map met mappen,nummer alle bladen in de rechterbovenhoek. Je moet dit doen met een eenvoudig potlood. Van bovenaf, naai een inventaris, onderteken de map, zet de alfabetische code op de beginletter van de achternaam van de werknemer, en ook op de binding van de map met grote cijfers het jaar van ontslag van uw onderneming.
4
Boekhouding voor het jaar van ontslag dat u kunt uitgevenéén werknemer of meerdere, met pensioen in één jaar. Als u meerdere werknemers boekt, vouwt u alle bestanden van persoonlijke bestanden samen in één gemeenschappelijke map en ondertekent u het jaar van het ontslag op de binding. In één map kunt u niet meer dan 250 bladen opslaan. Elke uitgebreide zaak wordt niet alleen gevormd door het jaar van ontslag, maar ook door het alfabet van achternamen.
5
Bij het overzetten van alle bestanden naar het archief, lever de leveringinventaris. Geef in de eerste kolom de volgnummers van de cases aan, in de tweede indexcijfers van alle gevallen voor de nomenclatuur. De derde kolom wordt ingevuld op basis van de titel van de kopjes, de vierde op basis van de datums, de vijfde op het aantal bladen, de zesde op de opslagvoorwaarden, de zevende kolom die u kunt invullen, als er notities of toevoegingen zijn.
Tip 2: Hoe documenten indienen bij het archief
Voorbereiding en indiening van zaken in archief - een integraal onderdeel van de workflow. Hun registratie begint in de organisatie vanaf het moment van het instellen van documenten en eindigt met de overdracht aan archief aan het einde van het kalenderjaar of de houdbaarheidsdatum. In sommige gevallen worden zaken langer dan één jaar bewaard. Deze omvatten bijvoorbeeld documenten, betreffende het personeelsaccount.
instructie
1
Dat de procedure voor het nemen van zaken in archief heeft niet veel tijd in beslag genomen, u moet de regels van hun registratie volgen tijdens de huidige workflow. Bij het overzetten van zaken naar archief voor permanente of tijdelijke opslag is het noodzakelijk om te naaien documenten, nummer de bladen, vul de laatste inscriptie in, als dit is vastgelegd in de werkinstructies, en maak ook een interne inventaris op.
2
Op hetzelfde moment, op de titelpagina van de archief de naam geeft de naam van de organisatie of onderneming aan, de index in overeenstemming met de nomenclatuur van de zaken, de datum van opening en sluiting van de zaak, evenals de periode van opslag.
3
In te leveren documenten archiefzijn opgeslagen in een aparte map met een hardedekken. Als het document een speciale waarde heeft, wordt het meestal niet gestikt, maar in een bestand of envelop geplaatst en aan de zaak gehecht. Aan het einde van het genaaide en genummerde geval wordt een checklist geplaatst en in het begin een interne inventaris. In dit geval mag de dikte van de behuizing niet groter zijn dan 40 mm en mag het aantal vellen niet meer dan 250 zijn.
4
Over gevallen die zijn opgeslagen in archiefe continu, maar ook tijdelijk, maar niet minder dan 10 jaar, wordt een inventaris opgemaakt voor de overdracht van zaken aan archief. Tegelijkertijd documenten, die gerelateerd zijn aan personeelsadministratie,een afzonderlijke inventaris wordt samengesteld. Het bevat de namen van cases, die elk een serienummer hebben gekregen, evenals een nomenclatuurcode. Voorraden worden in tweevoud gemaakt, als de cases blijven bestaan archiefe organisatie. Als de gevallen moeten worden overgedragen aan de staat archief, er moeten vier exemplaren zijn.
5
Gevallen die moeten worden opgeslagen nadat ze minder dan 10 jaar zijn voltooid, kunnen dat wel zijn archief naar het oordeel van het management van de organisatie. De noodzaak om de cases in te leveren, is afhankelijk van de werklast archiefa, de frequentie van verwijzing naar oude documenten, enz.
Tip 3: Hoe een persoonlijk bestand voor het archief in te dienen
Persoonlijke bestanden van alle gepensioneerden en gepensioneerdenwerknemers moeten voor archivering worden gestuurd (artikel 17 van federale wet nr. 125-F3). Personeel van de personeelsafdeling is verplicht om mappen met documenten voor te bereiden en over te dragen aan een bevoegde medewerker het archief van hand tot hand.
Je hebt nodig
- - mappen;
- - bindmiddel;
- - een potlood;
- - inventaris;
- checklist voor overdracht.
instructie
1
Voordat u persoonlijke bestanden zorgvuldig aan het archief overhandigtbereid alle beschikbare documenten voor die achterbleven op de personeelsafdeling na het ontslag van werknemers. De wetgeving stelt bepaalde deadlines vast, waarin u tijd moet hebben om persoonlijke bestanden van werknemers over te maken voor archivering. Ze mogen niet langer duren dan 12 maanden na het ontslag.
2
Elk geval ontbinden in omgekeerde volgordechronologische volgorde. Als de eerste pagina tijdens het dienstverband een door de werknemer geschreven verklaring over het huren was, zal de eerste pagina in archiefdocumenten een verklaring voor ontslag zijn.
3
Alle vellen, in de juiste volgorde gevouwen, worden genaaid met een binder, nummer in de juiste volgorde. Maak op een apart blad een inventaris. Voer onder het serienummer alle verzegelde vellen persoonlijke bestanden in.
4
Schrijf de inscriptie bovenaan alle pagina's.Als u een persoonlijk bestand voor elke medewerker indient, plaats het dan in een kartonnen map, schrijf in hoofdletters de eerste letter van de naam van de werknemer en het jaar van het ontslag.
5
Wanneer u bestanden naar het archief overbrengt, kunt u toevoegeneen aantal gevallen aan een werknemer in dezelfde map te vuren, maar het aantal vellen papier mag niet hoger zijn dan 250. In haar ene map fold bedrijf aan een werknemer ontslaan in een jaar, waarvan de naam begint met dezelfde letter. Een dergelijke registratie van persoonlijke bestanden wordt het vaakst gebruikt in grote ondernemingen, waar een grote stroom personeel binnen een jaar slaagt.
6
Voor alle voorbereide gevallen make-upeen transfer blad, dat een gestandaardiseerd formaat heeft. Column №1 noteer het serienummer van het geval, in de kolom №2 - de index van elk geval onder de nomenclatuur, №3 - naam titels Zaken, №4 - date, №5 - het aantal verzonden vellen voor elk geval afzonderlijk, №6 - perioden van opslag, №7 - toevoegingen of berichten ontvangen.
Tip 4: Hoe de dekking van de zaak aanvragen
Volgens de huidige wetgeving van de Russische Federatie, persoonlijkde zaak is niet voor alle werknemers. Deze vereiste is alleen verplicht met betrekking tot ambtenaren. Niettemin hebben veel commerciële organisaties ook deze praktijk, vooral met betrekking tot die werknemers die verantwoordelijkheden hebben.
instructie
1
Het persoonlijke bestand van de werknemer is een map metalle nodige documenten (aanvraag voor een baan, profiel of persoonlijke vorm van de boekhoudkundige personeel, curriculum vitae of cv, kopie van het bestelformulier op de werkgelegenheid, de orders voor prikkels en sancties, enz.). Daarom is voor de voorbereiding, verwijder alle kopieën en neemt de werknemer originelen.
2
De omslag van het persoonlijk dossier moet worden opgesteld doorFormulier opgesteld door GOST 17914-72. Zeker, op dit moment (vooral in commerciële organisaties) wordt dit niet altijd waargenomen. Maar om misverstanden en problemen met de toezichthoudende autoriteiten te voorkomen, moet ervoor worden gezorgd dat de dekking van het persoonsdossier de noodzakelijke minimuminformatie bevat.
3
In de rechterbovenhoek van de omslag geeft u het ordinale opzaaknummer (meestal - personeelsnummer). Het is onder dit nummer dat een persoonlijk bestand wordt geregistreerd in het "Boek" van het register van persoonlijke bestanden. " Dit boekje moet de volgende informatie bevatten: het serienummer, de achternaam, de voornaam, het patroon van de werknemer, evenals de datum van registratie van de zaak en de datum waarop de zaak uit het register is gehaald.
4
In sommige organisaties zijn, naast het ordinale (tijdtabel) zaaknummer, de vakken in de rechterbovenhoek van de omslag nog steeds ingevuld: "Fondsnr. ____" en "Voorraadnummer ____".
5
In het midden van de omslag schrijf volnaam van de organisatie. Bijvoorbeeld "Limited Liability Company" East ". Daaronder staat de afgekorte naam van de organisatie: "OOO Vostok", en nog lager: de naam van de structurele eenheid waar de werknemer werkt. Bijvoorbeeld: "Supply Department". Deze gegevens geven aan: "Persoonlijk bestandsnummer ..." - in overeenstemming met het servicenummer dat in de rechterbovenhoek wordt vermeld. Schrijf onmiddellijk hierna de naam, voornaam en familienaam van de werknemer in de nominatieve zaak.
6
In de rechter benedenhoek van de omslag van het persoonlijke bestand moeten er dergelijke records zijn: - "Begindatum" - "Einddatum" - "Aan _____ bladen" - "Opslaan _______".
Tip 5: Hoe solliciteer je een cv?
Werkgever bij het kiezen van kandidaten voor vervangingvacatures geven er de voorkeur aan de eerste selectie uit te voeren op de cv. Deze paper vertegenwoordigt u nog vóór het interview, dus de cv moet worden opgesteld zodat de werkgever ervan overtuigd is dat uw bedrijfskwaliteiten, kennis en vaardigheden volledig voldoen aan de vereisten van een gratis baan.
instructie
1
Alvorens een cv te schrijven, is het noodzakelijk om te bepalenzijn duidelijke structuur. Prachtig en correct ontworpen tekst van elk document wordt beter waargenomen en geanalyseerd. Verschillende blokken met informatie moeten hun specifieke onderwerpen beschrijven.
2
Aan het begin van het CV moeten persoonlijke gegevens worden geplaatst, inclusief volledige informatie over de naam, achternaam, familienaam, leeftijd van de aanvrager. Ook moet de huidige contactinformatie worden vermeld.
3
De titel van de positie waarnaar jijdoen alsof, moet onmiddellijk na persoonlijke informatie worden gespecificeerd. Hier moet aandacht worden besteed aan het volledig samenvallen van de naam van de vacature, die wordt aangegeven door de werkgever, aangezien een onjuiste schrijfwijze een onjuiste indruk van het cv achterlaat.
4
Verder - informatie over jezelf als specialist,komt volledig overeen met deze vacature. Geef informatie over je kennis en vaardigheden, en de kernvaardigheden die het belangrijkst zijn voor het vinden van een baan.
5
Informatie over onderwijs is belangrijk. Het is gebruikelijk om onderwijsinstellingen en de vorm van training in omgekeerde volgorde aan te geven, te beginnen bij de laatste plaats van studie. De volledige naam van de onderwijsinstelling, de datum van toelating en de voltooiing ervan, evenals de toegekende kwalificatie worden kort vermeld.
6
Het volgende punt is om de ervaring te plaatsenwerk. In de regel is de personeelsmanager geïnteresseerd in informatie over de laatste banen voor een periode van vijf tot tien jaar. In de ervaringsbeschrijving moet de informatie concreet en beknopt worden gespecificeerd, en het is wenselijk om, naast de eerder uitgevoerde taken, uw prestaties aan te geven.
7
Aanvullende informatie wordt in de hoofdtekst aangegevenAlleen in het geval dat de specifieke kenmerken van toekomstige werkzaamheden dit vereisen. Dergelijke informatie kan bestaan uit: de aanwezigheid van een rijbewijs, kennis van vreemde talen, ervaring met computer- en kantoorapparatuur enzovoort. Aanvullende informatie is ook toegestaan om korte informatie te geven over de burgerlijke staat, over actieve hobby's.
Tip 6: Hoe documenten archiveren voor archivering
Uitvoering van documenten voor archiveringwordt uitgevoerd na het einde van het jaar. De documenten worden dus voorbereid voor opslag in verband met de vastgestelde regels. Afhankelijk van de opslagvoorwaarden en de waarde van documenten, worden zaken volledig of met een vereenvoudigd systeem opgesteld.
instructie
1
Maak een nomenclatuur van zaken voor documententijdelijke opslag (tot 10 jaar inclusief). Controleer de juistheid van de formatie van de zaak (of er geen documenten zijn met een permanente houdbaarheid). Deals laten de mappen achter, ze moeten worden gesystematiseerd volgens de nomenclatuur van cases en nummering is niet vereist. In het archief van de zaak worden ze ingeleverd volgens de nomenclatuur van de zaken.
2
Voor langdurige opslag (meer dan 10jaar) wordt uitgevoerd: 1. Bindkoffertjes (gearchiveerd in een harde map of bedek met een sterke draad in vier lekke banden of kunnen met elkaar worden verward) .2. Nummering van vellen (deze wordt uitgevoerd door een zwart grafietpotlood in de rechterbovenhoek, zonder de tekst van het document aan te raken) .3. Een letterlijke inscriptie opstellen (specificeer hoeveel vellen gebonden zijn, of er schade is, teken en datum) .4. Het opstellen van een interne inventaris van documenten (voor zaken met bijzonder waardevolle documenten, persoonlijke, gerechtelijke en onderzoekszaken, enz.). Vermeld aan het einde van de inventaris het aantal documenten in de zaak en het aantal vellen in de inventaris. Registratie van alle details van de dekking van de zaak (naam van de instelling, structurele onderverdeling, proces-verbaal, titel van de zaak, periode van bewaring van de zaak.
3
Over documenten van permanente of lange termijnopslagperiode, inventariseer. Het moet een individueel zaaknummer bevatten en ook de inhoud en samenstelling ervan in de titel van de zaak vermelden. De inventaris moet ook de periode van opslag van de zaak aangeven. Vermeld het aantal gevallen en het nummer van het eerste en laatste geval, teken en datum. Voor individuele gevallen wordt een afzonderlijke inventaris opgesteld.
4
Overhandig de voorbereide bestanden aan het archief. Een medewerker van het archief in uw aanwezigheid controleert het aantal gevallen op de nomenclatuur of inventaris, voert een controlerende inscriptie in, markeert het aantal afwezige gevallen, plaatst de datum van acceptatie en overdracht van zaken. De inventaris wordt verzegeld met de handtekeningen van de personen die de aanvaarding en overdracht van zaken hebben uitgevoerd.
Tip 7: Toepassen
Een persoonlijk bestand is een verzamelingdocumenten die informatie bevatten over de werknemer vanaf het moment van ondertekening van de opdracht op tewerkstelling tot de datum van afgifte van de ontslagopdracht. In ons land is het verplicht om persoonlijke aangelegenheden alleen voor ambtenaren te houden. De meeste bedrijven en organisaties geven er echter de voorkeur aan om gegevens van werknemers te systematiseren en er rekening mee te houden.
instructie
1
In een persoonlijk bestand bevat het in de regel het volgendeinformatie over de werknemer: persoonlijke vorm van de boekhoudkundige personeel, kopieën van documenten over onderwijs, een kopie van de bestelling en de aanvraag voor de werkgelegenheid, arbeidsovereenkomst, wijzigingen en toevoegingen daaraan, documenten van certificering en professionele ontwikkeling, evenals andere documenten die nodig zijn Human Resources ( kopie van de huwelijksakte, de geboorte van kinderen, paspoort, militaire ID, etc.).
2
Het persoonlijke dossier van elke werknemer wordt opgesteld ineen aparte map met een kartonnen omslag - een map. Daarop worden de vereisten gesteld: een achternaam, een naam, een patroniem van de arbeider, datum van opening van het bedrijf. Na beëindiging van de werknemer is het persoonsdossier gesloten. Documenten moeten zonder uitzondering worden ingediend bij het archief.
3
Gesloten persoonlijke bestanden zijn genummerd, gecompileerdinterne inventaris van zakelijke documenten. De documenten in de map worden in chronologische volgorde verzameld - vanaf het moment van aankomst van de werknemer tot de datum van ontslag. In dezelfde volgorde wordt een interne inventaris samengesteld. De nummering van de voorraadbladen staat los van de nummering van persoonlijke documenten.
4
Persoonlijke aangelegenheden van werknemers worden alleen uitgegevenleider of andere personen op instructie van de manager, evenals de werknemer zelf. De informatie die is opgeslagen in het persoonlijke bestand is vertrouwelijk en daarom niet onderworpen aan openbaarmaking aan vreemden. Het is verboden om de vorige documenten van het persoonlijke bestand te wijzigen en ze ook uit te pakken.
5
In de personeelsafdeling worden alleen zaken bewaardwerkpersoneel. De documenten van de ontslagen werknemers worden overgebracht naar het archief. Daar worden ze 75 jaar bewaard en persoonlijke aangelegenheden van managers, managers en personen met prijzen en diploma's zijn onbeperkt.
Raad 8: Wat zijn de taken van de personeelsinspecteur?
Inspecteur Personeelszaken (HR Manager)kantoorwerk) verwijst naar de specialisten van de stafdiensten. Hij heeft een verantwoordelijk werk met documenten, wat praktische vaardigheden en perfecte kennis van arbeidswetgeving vereist. In de afgelopen decennia is er een duidelijke afbakening geweest van de functies van de HR-inspecteur en andere specialisten in personeelsservices.
De belangrijkste taak van de HR-inspecteur -werken met documenten. Er was een tijd, toen hij bezig was met document, kantoor, wordt geïnterviewd in inhuren, diende als de toezichthouder op het gebied van veiligheid in de onderneming op te lossen management vraagstukken met leidinggevenden otdelov.Kogda gebeurd rolverdeling tussen alle leden van de personeelsdienst in de functieomschrijving had voorgeschreven plichten zijn de rechten en verplichtingen die door de inspecteur op kadram.Osnovatelny benadering van het ontwerp documenten en validatie vul ze - dat is wat de ervaring onderscheidt Nogo professionele medewerkers op kantoor.
