Hoe om te solliciteren voor archivering
Hoe om te solliciteren voor archivering
Uitvoering van documenten voor archiveringwordt uitgevoerd na het einde van het jaar. De documenten worden dus voorbereid voor opslag in verband met de vastgestelde regels. Afhankelijk van de opslagvoorwaarden en de waarde van documenten, worden zaken volledig of met een vereenvoudigd systeem opgesteld.
instructie
1
Maak een nomenclatuur van zaken voor documententijdelijke opslag (tot 10 jaar inclusief). Controleer de juistheid van de formatie van de zaak (of er geen documenten zijn met een permanente houdbaarheid). Deals laten de mappen achter, ze moeten worden gesystematiseerd volgens de nomenclatuur van cases en nummering is niet vereist. In het archief van de zaak worden ze ingeleverd volgens de nomenclatuur van de zaken.
2
Voor langdurige opslag (meer dan 10jaar) wordt uitgevoerd: 1. Bindkoffertjes (gearchiveerd in een harde map of bedek met een sterke draad in vier lekke banden of kunnen met elkaar worden verward) .2. Nummering van vellen (deze wordt uitgevoerd door een zwart grafietpotlood in de rechterbovenhoek, zonder de tekst van het document aan te raken) .3. Een letterlijke inscriptie opstellen (specificeer hoeveel vellen gebonden zijn, of er schade is, teken en datum) .4. Het opstellen van een interne inventaris van documenten (voor zaken met bijzonder waardevolle documenten, persoonlijke, gerechtelijke en onderzoekszaken, enz.). Vermeld aan het einde van de inventaris het aantal documenten in de zaak en het aantal vellen in de inventaris. Registratie van alle details van de dekking van de zaak (naam van de instelling, structurele onderverdeling, proces-verbaal, titel van de zaak, periode van bewaring van de zaak.
3
Over documenten van permanente of lange termijnopslagperiode, inventariseer. Het moet een individueel zaaknummer bevatten en ook de inhoud en samenstelling ervan in de titel van de zaak vermelden. De inventaris moet ook de periode van opslag van de zaak aangeven. Vermeld het aantal gevallen en het nummer van het eerste en laatste geval, teken en datum. Voor individuele gevallen wordt een afzonderlijke inventaris opgesteld.
4
Overhandig de voorbereide bestanden aan het archief. Een medewerker van het archief in uw aanwezigheid controleert het aantal gevallen op de nomenclatuur of inventaris, voert een controlerende inscriptie in, markeert het aantal afwezige gevallen, plaatst de datum van acceptatie en overdracht van zaken. De inventaris wordt verzegeld met de handtekeningen van de personen die de aanvaarding en overdracht van zaken hebben uitgevoerd.
