LovesTheTeam.com

instructie

1

De leider kan zijn tijd zelf plannen ofdeze functie geheel of gedeeltelijk delegeren aan de secretaris-referent. In ieder geval kan men niet zonder interactie met de secretaris doen, want hij is degene die vergaderingen voorbereidt en organiseert, materiaal voor vergaderingen organiseert, inkomende oproepen ontvangt. Bovendien onthoudt de secretaris gewoonlijk alle plannen van de manager die hem bekend zijn en probeert deze volgens de werktijd te verdelen, dus het is erg belangrijk om de secretaris tijdig op de hoogte te stellen van wijzigingen in zijn plannen.

2

Maar vertrouw niet alleen op de secretaresse,het is belangrijk om te leren hoe u uw tijd verdeelt, zodat u tijd heeft om alles te doen wat gepland is. Een goede manier is om elk afgelopen uur te analyseren om precies te achterhalen wat er is gedaan en hoe lang het duurde. Het is ook noodzakelijk om voor zichzelf de belangrijkste mondiale taken als leider te onderscheiden en de belangrijkste werktijd aan hun beslissing te wijden. In ieder geval moeten de belangrijkste taken eerst worden opgelost, omdat bekend is dat 80% van de huidige taken voor de eerste 20% van de werkdag wordt opgelost en de resterende tijd slechts voor 20% van het werk wordt besteed.

3

Laat geen toevallige gebeurtenissen je doorkruisenschema. Het is beter om er van tevoren wat tijd aan te besteden, het zal u toelaten om meer tijd te hebben om de basistaken uit te voeren. Het plannen van vergaderingen, evenementen, vergaderingen en conferenties verloopt in realtime, wat ze vereisen, rekening houdend met de voorbereiding, de voorafgaande kennismaking met de materialen, spontane discussies en vragen. Probeer dergelijke gebeurtenissen op tijd uit te voeren, zodat het begin van de volgende vergadering niet op het einde van de vorige rust, want in dat geval wordt u vaak gedwongen om te laat te komen of de finale te klappen.

4

De taken van een secretaresse zijn vaakvoorlopige planning voor de dag en week, rekening houdend met ontvangen oproepen, aanbiedingen, uitnodigingen. Het is raadzaam om aan het einde van de dag met de secretaresse zijn idee van uw planning te bespreken en er correcties aan aan te brengen. Het is zelfs beter om dit in de tweede helft van de dag te doen, zodat de secretaris de mogelijkheid heeft om wijzigingen aan te brengen, te bellen met het voorstel om deze of gene gebeurtenis uit te stellen. Constant contact met de secretaresse zou een gewoonte moeten worden, omdat zijn schema direct van de jouwe afhangt en veel activiteiten een pre-training van zijn kant vereisen.

5

Analyseer afgelopen werkdagen in termen vanefficiënte verdeling van hun tijd. Misschien ziet u oplossingen waarmee u meer kunt beheren, bijvoorbeeld om meerdere vergaderingen in één gebied te houden of om sommige activiteiten te combineren. Maak notities over de gebeurtenissen die hebben plaatsgevonden en gepland zijn in het dagboek.